ISO 10002:2004 standardı öncelikle müşteri şikayetleri yönetimi ile ilgili yönetim taahhütlerinin yerine getirilmesini öngörmektedir.
Kalite politikası içerisine müşteri şikayetlerinin etkin yönetimi konusunda vurgular yapılması ve politikayla paralel birşekilde tutarlı hedefler ortaya konulması gerekmektedir. Sonraki aşamada; müşteri şikayetlerinin alınması, kaydedilmesi , değerlendirilmesi , sorumlulara aktarılması , sorumlular tarafından gerekenlerin yapılması, tüm yapılanlarn kayıtlarının düzenli bir şekilde tutulması , şikayet konusunda yapılanlar ve şikayetin çözümlenmesi konusunda müşteriye geri bildirim yapılması ve tüm sistemin etkinliğinin ve sürekliliğinin sağlanması gibi detaylı birmüşteri şikayetleri yönetim sürecinin oluşturulması ve uygulanmasını gerektirmektedir.
ISO 10002 standardı ISO 9001 ile uyumlu bir standarttır.
ISO 10002 sistemi bir kuruluşta tek başına kurulup uygulanabileceği gibi , ISO 9001 sistemini bir parçası şeklinde uygulanması da mümkün olabilecektir.
Bir kuruluşun müşteri şikayetleri yönetimi süreci yeterli bir etkinlikte yürütülüyorsa, ISO 9001 tetkiki ile birlikte eş zamanlı olarak ISO 10002 gereklilikleri de değerlendirilerek belgelendirme yapılabilmektedir. bununla birlikte, ISO 9001 sertifikası olup olmadığına bakılmaksızın , kuruluşların müşteri şikayetleri yönetimi istemleri ISO 10002 standardı gereklilikleri doğrultusunda tetki edilmek suretiyle belgelendirme yapılabilmektedir.
Sonuç olarak ; Müşterilerimiz önemsediğimizi göstermek, müşteri şikayetleri yönetim sisteminizin rakiplerle kıyaslandığında daha üst seviyelede uygulandığını göstermek , mükemmel bir müşteri ilişkileri yönetimi vitrini oluşturmak, müşter, şikayetleri yönetimi konusunda çalışanların bilinç ve dikkatleri geliştirmek için ISO 10002 standardı güzel bir araç olak kullanılabilir.
ISO 10002:2004 Müşteri Memnuniyeti – Müşteri Şikayetleri Yönetimi’ne Yeni Bir Bakış
2008 yılında revize edilmiş olan ve şu anda uygulamakta olduğumuz ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi Standardı birkaç önemli yenilikle birlikte hayatımıza girmişti. Şu sıralarda revizyon çalışmaları yeniden başlatılmış ve 2008 yılı içerisinde yeni haliyle tekrar yayınlanması planlanan ISO 9001:2008 standardının getirmiş olduğu önemli yenilikleri kısaca; proses yaklaşımı, sürekli geliştirme ve müşteri odaklılık olarak sıralayabiliriz. Bu yazımızda, belirttiğimiz yeniliklerden müşteri odaklılık ve bu konuda yeni bir bakış açısı getiren ISO 10002:2004 standardı üzerinde duracağız.
Müşteri Odaklılık
Müşteri odaklı olabilmek ne demektir? Müşteri odaklı olabilmek için kuruluşumuzda hangi faaliyetleri yerine getiriyor olmalıyız? Müşterilerimizle nasıl bir iletişim sağlamalıyız?
Müşteri odaklılık, ISO 9001:2008 standardının temelini oluşturan en önemli yönetim prensiplerinden biridir. Yukarıdaki tüm sorulara ISO 9001:2008 standardının verdiği üç ayaklı bir cevap var: Birincisi; müşterilerimizin beklentilerinin, talep ve isteklerinin ne olduğumuzu anlamamızı ve bu bilgileri müşterilerimizden tam, eksiksiz ve açık bir şekilde almamızı sağlayacak etkin bir yöntem belirlemiş ve uyguluyor olmak.
İkincisi; müşterilerimizi istek ve taleplerini müşterilerimizin beklediği kalite ve düzeyde karşılamamızı sağlayacak bir altyapıyı kurmuş, tüm gerekli kaynakları tahsisi etmiş ve işletiyor olmak. Üçüncüsü ise; müşterilerimizle karşılıklı iş birliği ve alışverişimiz devam ettiği sürece müşterilerimizin bizimle ilgili algılarını izlemek, ölçmek ve değerlendirmek.
Üçüncü unsur; müşterilerimiz kuruluşumuz, verdiğimiz hizmetler, yaklaşımlarımız, ürünlerimizin kalitesi ve diğer unsurlar açısından memnuniyet derecelerini tespit etmek amacıyla etkin bir çift yönlü iletişim kurmuş olmayı gerektiriyor.
Neden Müşteri Memnuniyeti?
Yapılan araştırmalara göre memnun bir müşteri, memnuniyetini ortalama 5 kişi ile paylaşırken; memnun olmayan bir müşteri ise memnuniyetsizliğini ortalama 9 kişiye aktarmakta ve olumsuz bir tanıtım yapmaktadır. Memnun olmayan müşterilerin yüzde 98′i ise memnuniyetsizlerini hiçbir şekilde iletmemekle beraber sessizce alternatif tedarikçileri aramaktadır. Rekabet şartlarının bu derece yoğun olduğu günümüzde hiç birimiz bir müşterimizi dahi kaybetme lüksüne sahip değiliz.
ISO 10002:2004
Müşterileri nezdinde farklılık yaratmak isteyen, müşterilerimizin görüş ve düşüncelerine önem veren ve bu görüşleri mümkün olduğunca sürekli gelişme amacıyla kullanan kuruluşlar için bu özelliklerini gösterebilmek ve ispatlamak amacıyla yeni bir standart geliştirildi.
Bu standart, “ISO 10002:2004 Kalite Yönetimi – Müşteri Memnuniyeti – Kuruluşlarda Müşteri Şikayetlerini Ele Alınması İçin Kılavuz” adıyla 06/07/2004 tarihinde ISO (İnternational Organization for Standardization) tarafından yayınladı. Yeni standart neler getiriyor? Farkı nedir? Uygulayan kuruluşlara neler kazandırabilir? ISO 10002 standardına göre; müşteri şikayetleri birer iyileştirme fırsatı olarak görülmeli, müşteri sadakatini ve sadık müşteri sayısını artırmak için çok önemli bir araç olduğu gözden kaçırılmamalıdır.
ISO 10002:2004 Standardının Temel Taşları…
ISO 10002:2004 standardı öncelikle müşteri şikayetlerinin etkin yönetimi konusunda vurgular yapılması ve politikayla paralel bir şekilde tutarlı hedefler ortaya konulması gerekmektedir. Sonraki aşamada; müşteri şikayetlerinin alınması, kaydedilmesi değerlendirilmesi, sorumlulara aktarılması, sorumlular tarafından gerekenlerin yapılması, tüm yapılanların kayıtlarının düzenli bir şekilde tutulması, şikayet konusunda yapılanlar ve çözümlenmesi konusunda müşteriye geri bildirim yapılması ve tüm bu sistemin etkinliğinin ve sürekliliğinin sağlanması gibi detaylı bir müşteri şikayetleri yönetim sürecinin oluşturulması uygulanmasını gerektirmektedir.
ISO 9001 Standardı ile Uyumluluk…
ISO 10002 standardı ISO 9001 ile uyumlu bir standarttır. ISO 10002 sistemi ile kuruluşta tek başına kurulup uygulanabileceği gibi, ISO 9001 sisteminin bir parçası şeklinde uygulanması da mümkün olabilecektir. Bir kuruluşun müşteri şikayetleri yönetimi süreci yeterli bir etkinlikte yürütülüyorsa, ISO 9001 tetkiki ile birlikte eş zamanlı olarak ISO 10002 gereklilikleri de değerlendirilerek belgelendirme yapılabilmektedir.
Sonuç olarak; müşterilerimizi önemsediğinizi göstermek, müşteri şikayetleri yönetim sisteminizin rakiplerle kıyaslandığında daha üst seviyelerde uygulandığını göstermek, mükemmel bir müşteri ilişkileri vitrini oluşturmak, müşteri şikayetleri yönetimi konusunda çalışanların bilinç ve dikkatlerini geliştirmek için ISO 10002 standardı güzel bir araç olarak kullanılabilir
