Kuruluşunuzun süreçleri için geçerlidir ve karar herhangi bir ek kayıtları tutmak için önemlidir Tüm 20 Gerekli kalite kayıtları, ISO 9001 standardı gereksinimleri “Kayıtlarının Kontrolü” göre tutulmalıdır:

Şartlarına uygunluk ve kalite yönetim sisteminin etkin olarak çalıştığını kanıtlamak için oluşturulan kayıtlar kontrol edilmelidir. Organizasyon tanımlanması, muhafazası, korunması, tekrar, saklama süresi ve elden çıkarılması için gereken kontrollerin tanımlanması amacıyla dokümante edilmiş bir prosedür oluşturmalıdır. Kayıtlar okunaklı ve kolaylıkla ayırt edilebilir ve tekrar kalacaktır.

En kısaca her gereksinimi açık anlatalım:

Okunaklı – Sen el yazısı kayıtları sağlamalıdır kolayca okuyabilir ve onların okunabilirliği etkileyebilir bozulma kağıt kayıtları korumak mümkündür.

Kolayca Tanımlanabilir – Her kayıt benzersiz bir sayı, kod, başlık, tarih, depolama yeri veya başka uygun bir yöntem ile tespit edilmelidir. Kayıtlara bakarak herkes kolaylıkla bakarak ne söylemek gerekir.

Alınabilir – Her kayıt, bulmak ve gerektiğinde erişimi kolay olacak şekilde yol olarak açılan ve saklanmalıdır.

Buna ek olarak, kayıtları kontrol için dokümante edilmiş bir prosedür olmalıdır. Yordamda kuruluşunuzun aşağıdaki nasıl işleyeceğini ele almalıdır:

Tanımlama – asgari bilgileri tanımlama için her kayıt (yukarıdaki “Kolayca Tanıtıcı” bölümüne bakınız) eklenmiş olması gerekir ne.

Depolama – basılı ve elektronik kayıtları onları korumak için saklanır nasıl.

Koruma – hangi yöntemleri kayıp veya bozulma kayıtları korumak için kullanılmalıdır. Dosyaların nerede saklandığını basılı kayıtları için, dahil etmek isteyebilirsiniz saklama kapları ve herhangi bir çevresel kaygılar (nem, sıcaklık, vb) ne tip. Elektronik kayıtlar için verileri düzenli yedeklenen nasıl dahil ettiğinizden emin olun.

Alım – kayıtları endeksli ya da (yukarıda “alınabilir” bölümüne bakınız) kolay erişimini kolaylaştırmak için nasıl düzenlendiğini açıklayınız.

Saklama Süresi – minimum ve / veya her kayıt türü için maksimum saklama gereksinimlerini belirtin.Gereksinimlerine göre kayıtlarınızı incelemek için bir program kurmak için emin olun.

Bırakma – planlanan zaman kayıtları imha nasıl belirleyin. Gizli kayıtları için, size kayıtları yok etmek niyetinde nasıl hakkında açık olduğundan emin olun.

ISO 9001 gereklerine göre korumak için kalite kayıtları en az 20 çeşit ile, organizasyonlar genellikle kayıt tutma onların yaklaşımı kolaylaştırmak için arıyorlar. İşte bazı öneriler:

• Sürdürmek ve her kayıt atılması, dosyalama için net bir sorumluluk atayın.
• Dosyalama muhafaza edilebilir böylece yeterli depolama kapasitesi sağlayın.
• Sadece gerektiği kadar kayıtlarınız tutun, sonra onları atmayın.
• sorumlu, depolama yerleri, koruma, güvenlik, saklama gereksinimleri ve bertaraf yöntemleri kim olduğunu gösteren bir kayıt saklama matris evelop.
• Depolama maliyetleri aşağı tutmak ve gerektiğinde almak için onları kolay yapmak için bir arama, elektronik ortamda mümkün olduğunca çok sayıda kayıtları gibi taşıyın.